Với mục đích phục vụ cho tất cả các khách hàng, nhất là với các khách hàng lớn, cần thiết phải có các điều kiện sau:

1. Khách hàng cần có một tài khoản tại các ngân hàng, có thể đảm bảo việc thanh toán qua mạng khi sử dụng dịch vụ. Với sự phát triển của công nghệ thông tin như ngày nay thì việc thanh toán điện tử, thương mại điện tử (E-Business) không còn xa lạ với các khách hàng, đặc biệt khách hàng là doanh nghiệp.

2. Kết nối Internet trực tuyến (Online), hay qua các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP-Internet Service Provider). Môi trường làm việc là mạng máy tính (Computer-NetWork) và phải tận dụng tối đa môi trường mạng trong quá trình quản lý, kinh doanh (sử dụng mạng cục bộ LAN, những kết nối tốc độ cao hoặc dùng Modem) để nâng cao hiệu quả công việc và tăng cường việc theo dõi, xử lý thông tin.

3. Các máy in thích hợp là yếu tố cần thiết để có thể sử dụng dịch vụ bất cứ lúc nào, tại bất cứ đâu.

4. Về hệ điều hành: Dịch vụ tem điện tử có thể chạy tốt trên cả các máy tính có cài đặt hệ điều hành Win9x, Win2000, WinXP, WinNT. Tuỳ hệ điều hành mà dung lượng bộ nhớ RAM yêu cầu khác nhau; cụ thể là: 16 MB RAM đối với hệ điều hành Windows 98, Windows ME; 24 MB RAM với Windows NT, Windows 2000; và 64 MB RAM đối với Windows XP.

5. Điều kiện về nhân lực: Để sử dụng hiệu quả các dịch vụ của tem điện tử mỗi doanh nghiệp phải có đội ngũ cán bộ không những phải thuần thục trong công việc chuyên môn mà còn phải hiểu biết về môi trường làm việc trên mạng.

Hiện nay, Việt Nam đang thúc đẩy phát triển dịch vụ thương mại điện tử (E-commerce) thì các điều kiện trên đều sẵn có và Bưu chính Việt Nam cần phải tận dụng để phát triển dịch vụ tem điện tử. Một điều dễ thấy, dịch vụ Internet và dich vụ thương mại điện tử là điều kiện thuận lợi để thúc đẩy sự phát triển của dịch vụ tem điện tử nhằm tiến tới phát triển dịch vụ bưu chính điện tử.

Vai trò của Tem điện tử với dịch vụ bưu chính và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính

Tem điện tử có thể coi là một phương tiện thanh toán cước bưu chính. Khách hàng chỉ cần có máy tính cá nhân, máy in và kết nối internet để truy nhập vào trang web có tem điện tử để in tem và thanh toán cước phí khi khách hàng sử dụng dịch vụ bưu chính. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, tem điện tử có vai trò quan trọng đối với sự phát triển dịch vụ bưu chính, cụ thể là:

- Khuyến khích nhu cầu khách hàng sử dụng dịch vụ bưu chính khi khách hàng truy nhập vào mạng internet ở bất kỳ thời gian và địa điểm nào.

- Qua trang web được thiết kế cho tem điện tử, khách hàng sẽ hiểu thêm về dịch vụ bưu chính, gồm dịch vụ bưu chính cơ bản, dịch vụ bưu chính đặc biệt và các dịch vụ gia tăng giá trị khác. Như vậy, trang web về tem điện tử có thể là cầu nối giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính với khách hàng, hay là một phương tiện quảng cáo hữu hiệu cho dịch vụ bưu chính.

- Đem lại lòng tin của khách hàng đối với dịch vụ bưu chính khi họ chỉ cần nhập dịch vụ mà họ sử dụng, khối lượng, cự ly... để tự tính cước trên một chương trình phần mềm đã được thiết kế sẵn trên trang web đó. Như vậy, khách hàng sẽ tự mình làm thủ tục nhận gửi thay cho nhân viên bưu điện và từ đó tạo cho khách hàng một tâm lý yên tâm hơn khi sử dụng dịch vụ bưu chính.

- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Bưu chính khi doanh nghiệp sử dụng tem bưu chính truyền thống hay máy in cước thay tem.

- Dễ quản lý số lượng tem và doanh thu từ dịch vụ bưu chính.

Lợi ích của tem điện tử đối với khách hàng sử dụng dịch vụ bưu chính

Khi sử dụng tem điện tử sẽ tiết kiệm thời gian và tiền cho cá nhân cũng như doanh nghiệp, cụ thể là:

Đối với khách hàng là cá nhân:

- Tiết kiệm thời gian do không phải đến Bưu điện để mua tem bưu chính, thời gian đó khách hàng tận dụng để làm các công việc gia đình, xã hội ... ;

- Thuận tiện cho cá nhân khi muốn gửi các loại bưu phẩm, khách hàng chỉ cần ở nhà in qua mạng máy tính và sử dụng tem điện tử để thể hiện cước phí bưu phẩm, sau đó sẽ chuyển bưu phẩm đó tới bưu cục hoặc hòm thư công cộng gần nhất;

- Khách hàng có thể in hoạ tiết trên phong bì để thể hiện đặc tính riêng của bưu phẩm mà họ gửi.

- Dễ dàng xác nhận địa chỉ người nhận để bưu phẩm được phát chính xác tới người nhận.

- Khách hàng dễ dàng quản lý bưu phí mà khách hàng thanh toán tại bất kỳ thời điểm nào.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp:

Tem điện tử mang nhiều lợi ích đối với các doanh nghiệp:

- Tiết kiệm thời gian rất có giá trị cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do doanh nghiệp sử dụng ít thời gian đến Bưu điện hơn và dành thời gian đó cho hoạt động kinh doanh.

- Tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp do cước phí được thể hiện rất chính xác khi doanh nghiệp sử dụng tem điện tử.

- Dễ quản lý khoản chi về dịch vụ bưu chính mà doanh nghiệp sử dụng.

- Dễ dàng sửa chữa địa chỉ cho khách hàng khi khách hàng nhập sai địa chỉ (địa chỉ đã được mã hoá), nên bưu gửi sẽ được chuyển phát chính xác và nhanh chóng.

- Trong những trường hợp khách hàng thực hiện thao tác sai, thì khách hàng có thể yêu cầu in lại những tem không đạt yêu cầu mà không mất thêm tiền trên tài khoản trong thời gian cho phép.

- Tránh tối đa thiệt hại do những rủi ro đem lại. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thể cung cấp một số dịch vụ miễn phí và các công cụ phục vụ khách hàng trên trang web của tem điện tử.

Tem bưu chính truyền thống và Tem điện tử

Mỗi một loại tem được sản xuất đều có nhãn hiệu và những thông tin riêng biệt để phân biệt và nhận ra chúng. Ta hãy xét sự khác nhau trong việc thể hiện giữa tem truyền thống và tem điện tử.

Tem bưu chính truyền thống: Khi kết thúc quá trình in tem trên giấy (bao gồm hoa văn, tên tem, giá tem, và có thể bao gồm cả những dòng chú thích cho một dịp kỷ niệm nào đó), ban hành tem và trước khi chuyển phát các bưu phẩm đi, cần xác nhận tem đã được dùng bằng cách sử dụng dấu huỷ tem (Nhật ấn). Nhật ấn thể hiện tên bưu cục, số hiệu bưu cục, và ngày tháng năm gửi bưu gửi.

Tem điện tử: Thông tin được số hoá và thể hiện dưới những vạch hai chiều. Chúng bao gồm: những thông tin mà con người có thể đọc được (ngày tháng, tên bưu cục nhận thư) và các thông tin chỉ máy móc mới đọc được (mã vạch hai chiều gồm quá trình xử lý thư và bảo đảm an toàn cho tem, thư). Các thông tin cũng bao gồm: tên bưu cục nhận bưu gửi (mã hoá tên bưu cục), ngày tháng gửi, giá tem, thông tin xác nhận loại tem (ID của tem). Số ID dùng để xác nhận bản quyền tem (có đúng là do nhà cung cấp dịch vụ phát hành). Mỗi khi phát hành một tem, ID của nó sẽ được lưu tại cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ. Bưu cục nhận gửi bưu gửi sử dụng tem điện tử sẽ đọc số ID và kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem tem đã dùng chưa (hết hạn hay đã dùng rồi). Trong một số trường hợp, tem quá hạn sẽ không còn giá trị thanh toán và khi đó khách hàng phải liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để đổi sang loại tem mới (Xem Hình 1).

Kinh nghiệm phát triển tem điện tử của Bưu chính Mỹ

Tem điện tử của Bưu chính Mỹ rất phát triển và đem lại hiệu quả cao trong việc kinh doanh dịch vụ bưu chính điện tử. Khách hàng chỉ cần vào trang stamps.com để in tem, in nhãn chuyển phát, in bưu phí vào phong bì.

Khi truy nhập vào stamps.com khách hàng sẽ nhận được những lợi ích như: tiết kiệm tiền (tiết kiệm đến 80% phí so với cách thể hiện bưu phí truyền thống: bằng tem hoặc máy in cước thay tem), tiết kiệm thời gian, mức phí dịch vụ thấp (tính theo tháng khoảng 4,49USD).

Các đặc điểm của Stamps.com

1. áp dụng dịch vụ điện tử: Khi in tem từ Stamps.com, khách hàng có thể được giảm cước phí nếu dùng thêm các dịch vụ khác của nhà cung cấp dịch vụ.

2. Tuỳ chọn cước vận chuyển: Khi in nhãn vận chuyển cho các bưu phẩm, bưu kiện hay gói nhỏ, phần cước được để trống giúp cho khách hàng có thể điền vào cho phù hợp với dịch vụ và khối lượng hàng hoá.

3. Cước phí đa dạng và được tính tự động: Stamps.com có bộ tính cước tự động cho các loại bưu phẩm, bưu kiện và điều này tránh việc khách hàng phải trả những khoản tiền không đáng có. Ngoài ra có thể in cước phí số lượng tuỳ ý và theo lượng hàng của khách.

4. Xác nhận và sửa lỗi địa chỉ: Mã hoá địa chỉ khách hàng và thêm vào cuối phần địa chỉ này mã tỉnh.

5. Tạo sổ địa chỉ: Lấy thông tin từ sổ địa chỉ của khách hàng và tạo danh sách các đối tác khi khách hàng muốn gửi cùng một lúc cho nhiều đối tác.

Khách hàng có thể hưởng gì từ Stamps.com?

Khách hàng có thể in các logo, hình ảnh phù hợp với mục đích công việc, nội dung hàng gửi, lên phong bì với các kích cỡ khác nhau. Việc in ấn cũng thực hiện dễ dàng với bất cứ phần mềm tương thích nào như Microsoft Word, Outlook Express v.v… Khách hàng có thể sử dụng các dịch vụ đặc biệt kèm theo: gửi thư ưu tiên, thư phát nhanh, gói nhỏ, các hàng hoá khác; thanh toán trên hóa đơn, chứng từ; xác nhận chữ ký điện tử, phân phối qua mạng; gửi thư quốc tế và in bưu thiếp lên phong bì thư.

Ngoài việc Stamps.com cung cấp các dịch vụ miễn phí, mỗi khi muốn dùng các dịch vụ của Stamps.com khách hàng đều phải đăng nhập với tài khoản xác định. Khi đó có thể thực hiện dịch vụ một cách thuận tiện:

+ In tem từ máy tính cá nhân, bao gồm: các NetStamps dùng cho bưu thiếp, bưu phẩm, gói nhỏ; và NetStamps dùng cho thư gửi quốc tế, dễ dàng như dùng tem truyền thống.

+ In cước phí tùy chọn: in cước lên phong bì không giới hạn kích thước; in nhãn vận chuyển dùng cho gói nhỏ, kiện hàng với phần cước trống; và kiểm tra tình trạng chuyển hàng.

+ In cước trực tiếp lên phong bì thư; tạo những phong bì thư phù hợp với nội dung, công việc và thuân tiện cho việc kinh doanh.

Khách hàng chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản sau là có được sản phẩm của nhà cung cấp dịch vụ:

- Kết nối tới site cung cấp dịch vụ qua Internet

- Mua hàng: có thể tuỳ chọn hình thức chi trả (thẻ tín dụng, tài khoản điện tử)

- Để mua hàng, khách cần chọn loại hàng (thông qua mã), số lượng (phụ thuộc tài khoản mà khách hàng sử dụng). Và công việc cuối cùng là in sản phẩm.

Sau khi mua, khách hàng có thể lưu sản phẩm (tem, nhãn vận chuyển) tại thiết bị lưu trữ cục bộ hay lưu trên máy chủ (server) của nhà cung cấp và truy nhập sử dụng khi cần thiết./.

• DƯƠNG HẢI HÀ - PHAN ANH HÙNG - Từ Tạp chí Bưu chính Viễn thông